2025.1.3

工場のシフト管理に関する3つの考え方！管理の仕方・ポイントを解説

多くの工場では交代制勤務が採用されており、昼夜関係なく稼働し続けています。

こうした交代制勤務でポイントになるのがシフト管理です。

本記事では、以下の内容をまとめました。

・工場のシフト管理を効率的に行う考え方
・工場におけるシフト管理の方法とツールの活用
・工場のシフト管理を効率的に行い続ける対策

ぜひ最後までご覧ください。

工場のシフト管理を効率的に行う考え方

工場におけるシフト管理は、生産性向上やスタッフのモチベーション維持に不可欠な業務です。

効率的なシフト管理を行うことで、労働環境を整え、トラブルを防ぐことが可能になります。

本項目では、まず工場のシフト管理とはどういうものか、重要性や課題などをまとめました。

シフト管理の重要性と目的

シフト管理は、適切な人員配置により生産効率を最大化するための重要なプロセスです。

同時に、労働者の過度な負担を防ぎ、職場全体の働きやすさを向上させる目的もあります。

工場によっては、24時間稼働や一定の時間帯に生産のピークが来る形など、特徴が見られます。

それぞれに特徴がある分、シフト管理を徹底して行うことが業務全体に直接影響を与えると言えるでしょう。

また、シフト計画を適切に立てることで、スタッフの離職率を抑え、チームの一体感を高める効果も期待できます。

工場特有のシフト管理の課題

工場のシフト管理では、閑散期や繁忙期による変動や生産ラインの変更があった場合に柔軟に対応していくことが求められます。

特に、閑散期や繁忙期の違いによる作業内容の変化にうまく対応できるかがポイントです。

一方で、日勤から夜勤、夜勤から日勤というローテーションで生じる疲労の軽減や、突発的な欠勤対応も課題となります。

これらの課題を克服するためには、事前の計画だけでなく、リアルタイムでの調整能力が必要です。

その工場ならではの状況を考慮した上で、効率的かつ公平なシフト管理を目指すことになります。

スタッフのスキルや役割を考慮した配置

工場では、業務内容に応じたスキルや資格が求められる場合が少なくありません。

その場合に、適切な人材配置を行えるかどうかがシフト管理の鍵となります。

スキルの高いスタッフを要所に配置することで生産性を向上させる一方で、育成の観点から新人や未経験者を適切に組み込むことも重要です。

さらに、スタッフ間の負担をできるだけ公平な形になるよう配慮することも欠かせません。

これらの配慮により、職場全体の働きやすさと生産効率を両立することが可能になります。

工場におけるシフト管理の方法とツールの活用

効率的なシフト管理を行うには、適切な方法論と現代のデジタルツールを活用することが不可欠です。

今までのアナログ的な管理方法と比べ、AIやIoTなど最新技術を活用したツールを使っていくことで迅速かつ正確なシフト計画が可能になります。

本項目では、シフト管理をする際にいかにツールを活用していけばいいかを解説します。

デジタルツールを活用したスケジュール作成

現在では、多くのシフト管理ツールやアプリが利用可能であり、これらを活用することで業務効率が大幅に向上します。

例えば、ツールを利用し、勤務希望の入力を行う中でシフト表が自動生成されるといった機能があれば、管理者とスタッフ双方の負担が軽減できます。

また、クラウド型のツールを使うことで、リアルタイムで情報共有が可能となるので、突発的な変更があった場合でも迅速な対応が可能です。

ツールの導入は初期コストこそ発生しますが、長期的な効果を考えれば十分な投資価値があります。

従業員の希望と生産性のバランスを取る方法

シフト管理を行う上で、従業員の希望を尊重することは、モチベーション維持や職場満足度向上に直結します。

一方で、従業員の希望をすべてシフトに反映させようとすると、シフト管理が難しくなります。

反対に従業員の希望を無視する形が続ければ、モチベーションが下がりやすく、生産性の低下につながる恐れもあるでしょう。

このため、従業員の希望は聞きつつも、工場全体の効率をバランス良く調整することが求められます。

例えば、シフトの変更がしやすい時期に最大限希望を聞き、繁忙期は企業側の意向をできる限り受け入れてもらうような形を目指すのが理想的です。

適切な調整を行うことは、企業と従業員の間での信頼感にもつながります。

突発的にシフトが変更した際の効果的な連絡手段や対応策

コロナ禍では家族が新型コロナウイルスに感染したことで、仕事に行けなくなった人が多くいました。

その度に企業側は突発的なシフト変更を余儀なくされ、対応に苦慮するケースが見られました。

こうした突発的なシフト変更の事案が発生した際、迅速な対応を行うためにも、素早く連絡がとれる手段を確保することが欠かせません。

例えば、ChatWorkやSlackに代表されるビジネスで用いるチャットアプリやシフト管理ツールの通知機能の活用がおすすめです。

これらをうまく活用していくことで、情報の共有がスムーズになります。

また、代替要員のリストアップを前もって行っておくことで、急な欠勤が生じた際にも柔軟に対応できます。

急なシフトの変更は本人の体調不良だけでなく、子どもの体調が急変するといったことでも起こり得ます。

保育園に子どもを預けて職場に出てきている従業員が多い場合には、子どもの体調が急変して、早退を余儀なくされるケースも出てくるでしょう。

こうした場合に備え、スタッフ同士が協力しやすい環境を整えることで、トラブルを未然に防ぐことができます。

工場のシフト管理を効率的に行い続ける対策

持続的に効率の良いシフト管理を行うためには、法令遵守やスタッフ満足度向上、定期的な見直しといった要素を重視する必要があります。

本項目では、工場のシフト管理を効率的に行い続ける対策についてまとめました。

労働時間の公平性と法令遵守

シフト管理では、労働基準法などの法令を遵守することが絶対条件です。

過重労働を防ぎ、休憩時間や休日を適切に設定することで、スタッフの健康と安全を確保します。

また、労働時間の公平性を意識することで、従業員が抱える不満をなくし、離職を防ぐことにつながり、職場全体の士気を高める効果があります。

法令を正しく理解し、管理に反映させることがシフト運用の基盤となります。

シフト管理におけるスタッフ満足度向上のポイント

スタッフが働きやすいと感じる環境を作ることは、離職率の低下や生産性向上に直結します。

例えば、時短勤務など柔軟な勤務形態を取り入れるほか、連続勤務を避ける配慮も重要です。

また、定期的な意見交換の場を設けることで、スタッフの声を管理に反映させることができます。

満足度を高める取り組みは、長期的な職場の安定と成長につながります。

定期的な見直しとフィードバックの活用

シフト管理は一度計画を立てたら終わりではなく、継続的な改善が求められます。

定期的に運用状況を振り返り、スタッフからのフィードバックを収集することで、課題を特定し、改善策を講じることが可能です。

今使っている管理ツールを使い続けることも大切ですが、新たな管理ツールや手法を取り入れることで、常に最新の運用体制を維持することができます。

まとめ

工場のシフト管理は、従業員が安心して働いてもらう環境を提供するという点で重要なポイントとなります。

最新の管理ツールを最大限活用していくことで、多くの人が納得のいく形で管理を行えるようになるでしょう。

そのためにも、さまざまな管理ツールを試してみて、効率的に運用できそうなものをいち早く選ぶことが大切です。